Cadastro e Coordenação de Ações de Extensão
1. Como funciona o processo de submissão de propostas de ação de extensão?
– O processo de submissão de propostas de ação de extensão da PREX inicia pelo cadastro da ação via SIGAA, no qual o(a) coordenador(a) da ação deve descrever de forma clara e concisa o desenvolvimento da ação;
– Em seguida, essa ação irá para avaliação e aprovação do parecerista do departamento e aprovação da chefia de departamento. Nas unidades que não possuem departamentos, a aprovação será realizada pelo Conselho da Unidade;
– Após aprovação da instância acadêmica, a ação virá para avaliação de nossos analistas da PREX.
2. Como criar uma ação de extensão?
– Antes de criar uma ação de extensão, recomendamos conhecer algumas terminologias e conceitos importantes. Um bom material para começar, além da participação dos eventos formativos da PREX, é o Glossário de Extensão, disponível em: https://prex.ufc.br/pt/manuais-e-glossario-de-extensao/glossario-fundamentos-da-extensao-universitaria/
– O cadastro das ações é realizado pelo sistema SIGAA. O(a) proponente deve seguir o Manual Sigaa – Extensão Cadastramento. O referido manual orienta que o(a) coordenador(a) extensionista proponente a fazer a inserção das informações por meio de Cadastro para submeter ou renovar proposta no SIGAA.
Outros documentos importantes:
Resolução nº 05/CEPE, de 07 de março de 2025
Descrição: Dispõe sobre as normas que disciplinam as atividades de extensão da Universidade Federal do Ceará.
Portaria nº 8/PREX/UFC, de 13 de julho de 2023
Descrição: Dispõe sobre as diretrizes para cadastramento, execução, acompanhamento e finalização das ações de extensão da UFC.
Portaria nº 13/PREX/UFC, de 20 de abril de 2022
Descrição: Dispõe sobre a normatização dos procedimentos para emissão de certificados de cursos e eventos cadastrados nesta Pró-reitoria.
Resolução nº 02/CEPE, de 23 de março de 2021
Descrição: Regulamenta a Criação, Qualificação e Funcionamento das empresas juniores da Universidade Federal do Ceará (UFC).
Resolução nº 04/CEPE, de 27 de fevereiro de 2014
Descrição: Dispõe sobre as normas que orientam as atividades extensionistas na UFC.
3. Quem pode coordenar ações de extensão?
– O(A) Coordenador(a) Extensionista deve ser servidor(a) docente ou técnico-administrativo(a) com diploma de nível superior, em efetivo exercício, vinculado(a) ao quadro permanente da UFC, desde que não esteja em licença ou afastamento superior a 30 dias.
– Servidor(a) visitante ou temporário não poderá ser coordenador extensionista.
– Servidor(a) cedido, parcial ou totalmente, poderá coordenar ação de extensão desde que autorizado por sua chefia imediata no momento da aprovação da ação e mediante declaração de que tem disponibilidade de carga horária informada no cadastro, ainda que esteja cedido para outra instituição.
– Se a cessão acontecer depois da aprovação da ação, o/a cedido deverá anexar a sua ação um documento afirmando que continua com disponibilidade, além da anuência da chefia imediata da UFC e do novo órgão.
– No caso de servidor(a) TAE: o/a servidor(a) TAE com nível superior pode coordenar ações de extensão. No entanto, a autorização depende da chefia imediata caso seja realizada durante seu expediente.
– No caso de estudante da UFC (de graduação ou pós-graduação): o protagonismo discente é parte importante da extensão universitária. No entanto, para criar a atividade, será necessário apresentá-la a um servidor(a) docente ou técnico-administrativo em efetivo exercício.
Somente servidores docentes ou técnico-administrativo(a) com nível superior, em efetivo exercício, vinculado(a) ao quadro permanente da UFC, desde que não esteja em licença ou afastamento superior a 30 dias pode realizar ações de extensão. Dessa forma, o discente não pode criar uma ação sem o apoio de um servidor da UFC.
4. Posso habilitar outro membro da ação para cadastrá-la?
– Sim, é possível atribuir a um membro da equipe o papel de digitador. Porém, somente servidores docentes e técnicos-administrativos da instituição podem atribuir o papel de digitador. Vale lembrar que membros externos não podem ter o perfil digitador atribuído.
– Para os TAEs, a atribuição encontra-se no módulo de extensão no submenu “Permissões” e para os Docentes encontra-se no submenu de permissões dentro do menu de extensão no módulo de docentes.
5. Meu digitador pode submeter a proposta de ação e realizar os ajustes solicitados na ação?
– Não. A submissão da proposta, eventuais correções que sejam solicitadas nas instâncias seguintes, gerenciamento da equipe e frequência só poderão ser realizadas pelo(a) coordenador(a) da ação.
6. Qual a diferença entre ação e projeto/programa/curso e oficina /evento/prestação de serviços?
Ação de extensão é o termo genérico que abrange todas as modalidades de atividades reconhecidas como tal, a saber:
I – Programa
II – Projeto
III – Cursos ou Oficina
IV – Evento
V – Prestação de serviço
Os conceitos e institucionalização dessas modalidades estão disponíveis na Resolução nº 05/CEPE, de 07 de março de 2025, que dispõe sobre as normas que disciplinam as atividades de extensão da Universidade Federal do Ceará.
Veja os conceitos a seguir:
Programa
Conjunto orgânico e articulado de pelo menos duas ações, executado por 2 a 5 anos (renovável), funcionando como uma espécie de “guarda-chuva” de pelo menos duas outras ações de extensão.
I – As atividades integradas de extensão devem envolver unidades orgânicas distintas (Departamentos, Centros, Faculdades, Institutos, Cursos e outros);
II – O prazo de execução do programa deve ter a duração mínima de dois anos.
Projeto
É uma ação processual com objetivo e prazo definidos (4 meses a 2 anos, renovável), que impacta na formação discente e na transformação social, por meio de trocas com o público com o qual dialoga.
Importante: Se um projeto se caracteriza somente por uma relação contratual de prestação de serviços, deverá ser registrada como “Prestação de serviços”. Entretanto, se essa prestação é apenas parte de um conjunto de ações processuais contínuas, a ação deve ser registrada como projeto.
Curso ou Oficina
Ações pedagógicas de caráter teórico e/ou prático, nas modalidades presencial ou à distância, planejada, organizada e avaliada de modo sistemático, seja para a formação continuada, aperfeiçoamento ou troca de conhecimento, com carga horária mínima de 02 (duas) horas.
Evento
Curta duração sem caráter continuado, como apresentações públicas, livre ou com público específico, do conhecimento ou produto cultural, artístico, esportivo, tecnológico etc que envolva a comunidade externa.
Abrange um conjunto de atividades como:
i. Mesas-redondas, palestras, sessões técnicas, sessões dirigidas, conferências, oficinas, comunicações, workshops e minicursos;
ii. Seminário – evento científico com campos de conhecimento especializados. Incluem-se nessa classificação: encontro, simpósio, jornada, colóquio, fórum e reunião;
iii. Ciclo de Debates – encontros sequenciais que visam à discussão de um tema específico;
iv. Exposição – exibição pública de obras de arte, produtos, serviços, etc.;
v. Espetáculo – apresentação artística de eventos cênicos e musicais de caráter público;
vi. Evento Esportivo – campeonato, torneio, olimpíada, apresentação esportiva;
vii. Festival – série de atividades/eventos ou espetáculos artísticos, culturais ou esportivos, realizados concomitantemente; viii. Outros eventos acadêmicos – ação pontual de mobilização que visa a um objetivo definido.
* Carga horária mínima para certificação 8h
Importante:
● No caso de Cursos, Oficinas ou Eventos, ainda que possam ser vinculados a projetos ou programas, deverão ter seus cadastros específicos realizados pelo/a coordenador(a), em suas respectivas modalidades, para que sejam reconhecidos como tal para fins de comprovações. Caso não tenha seus cadastros específicos, apenas menção no corpo do cadastro de projetos, programas ou prestações de serviços, a PREX não poderá chancelar sua realização.
● Os Cursos, Oficinas ou Eventos com carga horária inferior à carga horária mínima estabelecida nos normativos poderão ser cadastrados como ação de extensão na PREX, mas não serão certificados.
Prestação de serviço: Estudo e solução de problemas dos meios profissional ou social e ao desenvolvimento de novas abordagens pedagógicas e de pesquisa, bem como à transferência de conhecimentos e tecnologia à sociedade.
São classificados nos seguintes grupos:
i. Serviço eventual – consultoria, assessoria e curadoria;
ii.. Assistência à saúde humana – consultas ambulatoriais, consultas de emergência, internações clínicas, exames laboratoriais, outros exames complementares, cirurgias e outros atendimentos;
iii.. Assistência à saúde animal – consultas ambulatoriais, internações clínicas e cirurgias;
iv. Laudos – laudos técnicos, revisão, tradução e exame de proficiência;
v. Assistência jurídica e judicial – consultoria e orientação judicial à população de baixa renda e organizações não governamentais; defensoria pública de pessoas de baixa renda; atividades judiciais em convênio com o poder público;
vi. Atendimento ao público em espaços de cultura, desportos, ciência e tecnologia – museus, espaços culturais e desportivos, espaços de ciência e tecnologia e cineclube. Quando a prestação de serviço for oferecida como curso ou projeto de extensão, deve ser registrada como tal (curso ou projeto).
As modalidades aqui listadas se fundamentam considerando a Legislação Federal na Resolução nº 7, de 18 de Dezembro de 2018, a qual estabelece as Diretrizes para a Extensão na Educação Superior Brasileira, assim como, a Resolução nº 04/CEPE, de 27 de Fevereiro de 2014, a qual disciplina as Atividades de Extensão da Universidade Federal do Ceará, em seu texto inicial, sob o princípio constitucional da indissociabilidade entre ensino, pesquisa e extensão, é um processo interdisciplinar, educativo, cultural, científico e político que promove a interação transformadora entre a Universidade e outros setores da sociedade.
7. Esqueci de cadastrar a ação, posso fazer cadastro retroativo?
-Não. Conforme a orientação contida no parecer jurídico da Procuradoria Geral – n. 00110/2024/NUPLES/PFUFC/PGF/AGU, não é possível proceder com a autorização do cadastro solicitado fora do prazo estabelecido pelas normas internas da Universidade Federal do Ceará.
A Procuradoria esclareceu no referido documento que o processo de cadastro das ações extensionistas deve seguir os procedimentos e prazos regulamentares para garantir a conformidade com a legislação vigente e com as diretrizes estabelecidas por esta instituição, devendo ser observados para todos os atos e fatos produzidos no mundo empírico sua formalização imediata nos autos do respectivo processo para fins de publicidade, apreço dos destinatários e controle pelos órgãos públicos, respeitando-se sobretudo, às disposições da Lei no: 9.784/1999, em especial, arts.2 a 5 e 22 a 25.
Além disso, reforçou ainda que a excepcionalidade para a aceitação de cadastros retroativos não é prevista nas normativas que regem as ações de extensão da instituição, refletindo na premissa de que que tanto o processo ou mesmo procedimentos mais simples, por natureza e conceito, são o encadeamento de atos administrativos em sequência, interconectados, que são produzidos no processo, respeitados todos seus atributos, de forma a refletir no ambiente formal a realidade dos fatos apreciados em gestor público, assim, tanto a sequência como os demais requisitos formais do processo, e, do próprio ato administrativo, são imprescindíveis.
8. Posso cadastrar meu Programa sem vincular com outra ação de extensão?
-Um programa é um conjunto de atividades integradas de médio e longo prazo com objetivo comum. Ela necessariamente deve ser cadastrada com vinculação de outras ações (projeto, curso/oficina, evento, prestação de serviços). Atenção: as ações vinculadas devem estar em execução dentro do período indicado pelo programa. Sugerimos, também, que as ações integradas envolvam unidades orgânicas distintas (outros setores além do setor do proponente, tais como cursos de graduação, departamentos, unidades acadêmicas e administrativas etc).
9. Qual período mínimo para que uma ação seja considerada como Projeto de Extensão?
-O período das ações do tipo projeto é de 4 meses a 2 anos, podendo renovar sem limite de renovações. Entretanto, caso a ação tenha interesse em participar do edital de bolsas PREX, deverá possuir prazo de execução mínimo de 01/04 a 31/12.
10. Existem limites e prazos para cadastrar as ações de extensão?
-O início do cadastro da ação de extensão que não conta com parcerias externas formais com contrapartida financeira ou econômica, deve ocorrer com antecedência mínima de 10 dias corridos da data de início da sua realização ou se o início do cadastro da ação de extensão que conta com parcerias externas formais com contrapartida financeira ou econômica deve ocorrer com antecedência mínima de 60 dias corridos da data de início da sua realização.
11. Cadastrei na modalidade errada, como devo proceder?
-Atualmente, o SIGAA não dispõe de um comando que possa apenas alterar a modalidade da ação. Então, ao cadastrar a ação na modalidade errada, o proponente deverá excluir a proposta e iniciar o cadastro na modalidade correta.
12. Qual a importância de inserir o cronograma das atividades nos cursos e eventos?
-É importante inserir o cronograma, pois organiza a sequência das atividades necessárias para atingir o objetivo proposto. É necessário informar prazos de realização do projeto, bem como datas que estabelecem marcos importantes.
13. A ação se renova automaticamente?
-Não. Caso o usuário(a) objetive preencher uma renovação, poderá optar por Importar Dados de Ação Anterior. Na importação de dados, deve-se observar que o período, ano e equipe deverão ser atualizados.
14. O que preciso saber para criar um curso de extensão?
-Primeiramente, o proponente deve seguir o Manual Sigaa – Extensão Cadastramento. O referido manual orienta que o(a) coordenador(a) extensionista proponente a fazer a inserção das informações por meio de Cadastro para submeter ou renovar proposta no SIGAA.
-Orienta-se que o(a) coordenador(a) também observe as seguintes portarias:
Portaria no 8/PREX/UFC, de 13 de julho de 2023
Descrição: Dispõe sobre as diretrizes para cadastramento, execução, acompanhamento e finalização das ações de extensão da UFC.
Portaria no 13/PREX/UFC, de 20 de abril de 2022
Descrição: Dispõe sobre a normatização dos procedimentos para emissão de certificados de cursos e eventos cadastrados nesta Pró-reitoria.
Resolução nº 04/CEPE, de 27 de fevereiro de 2014
Descrição: Dispõe sobre as normas que orientam as atividades extensionistas na UFC.
15. Em que condições posso solicitar alteração dos prazos de uma ação de extensão, sem realizar o recadastramento da mesma?
-O período da ação pode ser alterado desde que a ação não tenha chegado no fim do seu período de atividades. Se for necessário modificar o período enquanto a ação está em análise, basta solicitar à PREX por meio do email acoes@prex.ufc.br.
Esta solicitação só pode ser realizada pelo(a) coordenador(a) da ação.
16. Alterei a data da ação e a ação sumiu, o que eu faço?
-Por favor entre em contato com a CAEX (acoes@prex.ufc.br) com o máximo de informação possível sobre a ação que iremos realocá-la para o(a) coordenador(a) assim que ela for identificada. Este problema ocorre pois SIGAA calcula o coordenador atual da ação pelas datas dos membros da ação de extensão. Portanto,se for necessário modificar o período de uma ação, por favor atualize o período dos membros da ação.
17. Minha ação existe há anos e o código dela mudou, o que pode ter acontecido?
-Não se preocupe! O SIGAA gera, automaticamente, a cada cadastro de ação (ação nova ou recadastrada) um novo código de cadastro da ação, concebido de forma totalmente aleatória. Dessa forma, o seu código de ação de um determinado ano dificilmente se repetirá no ano seguinte.
18. Qual a importância de inserir o cronograma das atividades relacionadas aos objetivos e metodologia da ação?
-O cronograma deverá organizar a sequência das atividades necessárias para atingir o objetivo proposto. Informar prazos de realização do projeto, bem como datas que estabelecem marcos importantes.
19. Posso curricularizar minha ação?
-Sim. Além da curricularização por meio dos componentes curriculares com destinação de carga horária de extensão (Extensão disciplinar), há duas maneiras de curricularizar ações de extensão: (1) Projetos e Programas podem ser creditados pela PREX, curricularizáveis como UCEE, e (2) por meio de Ações Curriculares em Comunidades de Saberes (ACCS).
No cadastro de novos projetos e programas, essa sinalização é feita no SIGAA durante o cadastro. Para outras modalidades e caso não tenha realizado, pode utilizar o formulário disponível no link a seguir: https://prex.ufc.br/pt/acoes-curriculares-de-extensao/curricularizacao-de-projetos-e-programas/
20. Posso ofertar cursos e eventos somente para alunos e docentes caracterizando como extensão?
-Não. As vagas dos cursos, oficinas e eventos de extensão deverão atender prioritariamente ao público externo à universidade, garantindo que no mínimo 20% do total de participantes seja deste público externo, sendo vedada a submissão de propostas com percentual inferior ao indicado.
21. Minha ação voltou para ajustes, onde posso ver o que devo ajustar?
-No caso de coordenador docente, deverá Ir no portal docente/ do SIGAA > Aba extensão > Listar minhas ações e, na ação com ajustes solicitados, o coordenador deverá observar as demandas ao final da ação. Após realizar os ajustes solicitados e clicar em alterar ou enviar/ encaminhar para as instâncias
-Sendo coordenador Técnico Administrativos deverá Ir no portal sigaa/extensao > Listar minhas ações e, na ação o coordenador deverá observar as demandas ao final da ação com ajustes solicitados. Após realizar os ajustes solicitados e clicar em alterar ou enviar/ encaminhar para as instâncias enviar/ encaminhar para as instâncias
22. Posso estar de licença ou afastamento superior a 30 dias e coordenar a ação de extensão?
-Não. Para ser coordenador de ação, você deve estar em pleno exercício de suas atividades. Em caso de licença ou afastamento superior a 30 dias em período posterior ao cadastro da ação, o(a) coordenador(a) deverá comunicar o fato às Coordenadorias Setoriais da Pró-Reitoria de Extensão, via e-mail, indicando o(a) coordenador(a) substituto(a) que assumirá todas as responsabilidades previstas nesta Portaria, por meio do preenchimento do formulário disponível no link: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeqHcW2nmL2nHOKfPXi-X7F3ucFW8mIN6d_2oCIz1_IhQUw3Q/viewform.
23. Como e quando devo solicitar cancelar/excluir/interromper minha ação de extensão?
-Depende.
1) Sua ação foi aprovada e está em execução no SIGAA, mas nunca iniciou? Solicite o cancelamento o quanto antes, indicando que a ação não chegou a ser executada, via email, para acoes@prex.ufc.br.
2) Iniciou, mas teve que ser finalizada antes do tempo? Solicite a interrupção da ação via email, para acoes@prex.ufc.br, indicando até que data a ação funcionou.
3) Sua ação ainda encontra-se para ajustes? Você mesmo pode realizar a exclusão, clicando no ícone da lixeira, presente na aba da ação em questão.
24. Minha ação encontra-se em execução, mas preciso inserir informações importantes. Como posso realizar esse procedimento?
-Você pode inserir essas informações via relatório, mas caso seja extremamente necessário a mudança, envia e-mail pra gente: acoes@prex.ufc.br.
