Tutorial – Envio Mensal da Frequência dos Bolsistas


As seguintes medidas deverão ser adotadas para o envio das frequências mensais dos bolsistas de extensão:

♦ Criar um processo, no SEI, somente para inclusão das frequências mensais do(a) bolsista.

♦ Deverá ser criado UM PROCESSO POR BOLSISTA. Se houver dois bolsistas em uma ação, deve ser criado um processo independente para cada frequência de bolsista, pois isso facilitará o gerenciamento e o controle das frequências por parte das equipes das Coordenadorias Setoriais/Prex.

♦ Para cada bolsista deve haver um processo que, no decorrer do ano, receberá as frequências. A orientação para o preenchimento dos campos do processo no SEI é a seguinte:

Especificação: <ano atual> FreqBolsasExt + traço <-> + título do Programa/Projeto
Ex.: 2019 FreqBolsasExt – Projeto Conhecendo a Extensão da UFC
Interessados: digitar o nome do(a) Coordenador(a) Extensionista
Observações dessa unidade: digitar a palavra “Bolsista – ” e agregar o nome completo do(a) Bolsista.
Nível de acesso: Público

♦ Esse processo deve ser aberto no login pessoal do(a) Coordenador(a) ExtensionistaEntre os dias 13 a 18 de cada um dos meses de maio a dezembro de 2019 (no mês de abril foi em outro período), o(a) Coordenador(a) Extensionista deve acessar esse processo, incluir e preencher o formulário nativo do SEI intitulado EXTENSÃO: Frequência Mensal (Bolsista), assiná-lo eletronicamente (no SEI) e remeter o processo para a coordenadoria setorial Prex correspondente: Benfica (CECB), Pici (CECPI), Porangabuçu (CECPO) ou Articulação Intercampi (CAICIN).

ESSE PROCESSO SERÁ VIGENTE durante 2019 e deverá ser encaminhado à Coordenadoria Setorial/Prex pertinente, a qual atestará a frequência do(a) bolsista e então o processo voltará para o setor de origem, a fim de que o(a) Coordenador(a) Extensionista providencie a frequência mensal do mês seguinte e então o fluxo acima se repete até o fim do ano, ou até o mês em que o(a) estudante esteja atuando como bolsista.

♦ O não encaminhamento da frequência mensal dos(as) bolsista(s), entre os dias 13 a 18 do mês vigente da bolsa, implicará na retirada do nome do bolsista da folha de pagamento de bolsas do mês. Atente-se que não será permitido o pagamento retroativo por meio de folha suplementar.

♦ Caso o(a) Coordenador(a) Extensionista a frequência mensal não seja entregue  por dois meses consecutivos, a ação perderá a bolsa de extensão.


Banner SEI Login

► ETAPA 1 > CRIAÇÃO DO PROCESSO NO SEI

[1.1] Logar-se no SEI (pode-se clicar nesse banner à direita)

[1.2] Escolher a opção “Iniciar Processo” (2º item no menu cinza à esquerda)

[1.3] Clicar no símbolo “+” em destaque verde (fica à direita de “Escolha o tipo do processo”) para escolher a opção mostrada a seguir:

Escolher: “Extensão: Frequências Mensais das Ações de Extensão”

Na tela que vai se abrir, os requisitos serão:

Especificação: <ano atual> FreqBolsasExt + traço <-> + título do Programa/Projeto
Ex.: 2019 FreqBolsasExt – Projeto Conhecendo a Extensão da UFC
Interessados: digitar o nome do(a) Coordenador(a) Extensionista
Observações dessa unidade: digitar a palavra “Bolsista – ” e agregar o nome completo do(a) Bolsista. 
Nível de acesso: Público
* Depois clicar no Botão Salvar

 

 

Pronto! Acabou de ser criado o processo no SEI que abrigará as frequências mensais de UM(A) BOLSISTA durante o ano vigente. RECOMENDA-SE AO(À) COORDENADOR(A) EXTENSIONISTA QUE COPIE E GUARDE O NÚMERO DO PROCESSO PARA SEU CONTROLE.
> DICA PRÁTICA: Dentro da plataforma SEI, atribuir (clicar no número do processo e depois clicar no 3º ícone apresentado a seguir) esse processo ao seu login, pois isso facilitará a localização do mesmo nos meses subsequentes.

Tela de atribuição de processos no SEI

► ETAPA 2 > INCLUSÃO DO FORMULÁRIO DO SEI DE FREQUÊNCIA MENSAL DO(A) BOLSISTA

 

[2.1] Dentro do âmbito do processo que foi criado, vão aparecer vários ícones à direita na tela:

Deve-se escolher o ícone “Incluir Documento

[2.2] No campo “Escolha o Tipo do Documento”, deve-se escolher “Extensão: Frequência Mensal (Bolsista)”

Na tela que vai se abrir, os requisitos serão:

Texto Inicial: Nenhum
Nível de Acesso: Público
* Depois clicar no Botão “Confirmar Dados”

 

[2.3] Na tela que vai se abrir, clicar no ícone “Editar Conteúdo”

 

[2.4] Após o preenchimento dos campos, deve-se clicar nos botões “Salvar” e “Assinar”

 

PARA CONTROLE DO(A) COORDENADOR(A) EXTENSIONISTA > Salvar a frequência do bolsista no próprio computador

» Clicar, à esquerda, no link do formulário

» Clicar, à direita, no ícone “Imprimir Web” e depois optar por “Salvar como PDF”

» Escolher um diretório específico e salvar o arquivo nomeando-o com as referências principais do formulário. Exemplo: Freq Bolsista abril2018 – Fulano de Tal

 

► ETAPA 3 > ENVIO DO PROCESSO PARA A COORDENADORIA SETORIAL PREX, MAS MANTENDO-O ACESSÍVEL PARA A VISUALIZAÇÃO DO(A) COORDENADOR(A)

O PROCESSO SERÁ “ENVIADO” PARA A COORDENADORIA SETORIAL/PREX.

[3.1] Clicar no número do processo, no topo e à esquerda

 

[3.2] À direita, deve-se escolher o botão “Enviar processo”

[3.3] Na tela que vai se abrir à direita, deve-se escolher o destino do processo, o qual será uma das Coordenadorias Setoriais da Prex:

CECB – Coordenadoria de Extensão do Campus do Benfica
CECPI – Coordenadoria de Extensão do Campus do Pici
CECPO – Coordenadoria de Extensão do Campus do Porangabuçu
CAICIN – Coordenadoria de Articulação Intercampi
IMPORTANTE: quem enviar o processo para a unidade PREX – Pró-Reitoria de Extensão NÃO TERÁ O PAGAMENTO DA BOLSA EFETIVADO, pois as equipes que trabalham nas Coordenadorias Setoriais não acessam a unidade PREX no SEI.

[3.4] Clicar no botão “Enviar Processo”

 

SAIR DO SEI

IMPORTANTE: AS ETAPAS 2 A 3 SERÃO REPETIDAS A CADA MÊS NO MESMO PROCESSO CRIADO.