Universidade Federal do Ceará
Pró-Reitoria de Extensão

A Pró-Reitoria de Extensão (PREX/UFC) definiu diretrizes para a formalização das atividades e iniciativas extensionistas na Universidade Federal do Ceará, por meio da Portaria nº 08/2023, que normatiza pontos relativos a cadastramento, execução, acompanhamento e finalização das ações de extensão da UFC. Acesse o texto completo em: https://prex.ufc.br/wp-content/uploads/2023/07/sei-ufc-4379885-extensa%CC%83o-portaria-prex-vf.pdf

O SIGAA-Extensão é uma ferramenta utilizada para modernizar e desburocratizar a gestão das informações sobre Extensão e está de acordo com a citada portaria. Desde o lançamento definitivo do sistema, em 2021, foram acrescidas  diversas funcionalidades, dentre elas, destacam-se os recursos que permitem maior dinamismo e menos burocracia no gerenciamento da equipe, registro de frequência e emissão de declarações para os participantes de ação.

Em mais de dois anos de uso da ferramenta, ainda há muitas equipes de ações que não foram registradas no sistema e nem tiveram suas frequências confirmadas no SIGAA, o que prejudica os participantes.

No intuito de apoiar os extensionistas, a PREX abriu uma janela de ajustes até a data limite de 31/10/2023. É possível, para tal, tanto inserir membros não cadastrados, como registrar frequências. Para regularizar a situação, basta que o(a) coordenador(a) da ação preencha o template disponível em: f02p03-gerenciamento-de-membros-e-frequencia-retroativas

Para quem não foi registrado(a) na equipe, o(a) coordenador(a) extensionista deve informar os membros e também a frequência a ser registrada. Para quem já está com a equipe adequada, mas com a frequência pendente, basta apenas preencher o template referente à frequência. 

Ressalta-se que o lançamento de frequência deve ser feito em todas as modalidades de ações de extensão, com ou sem bolsa, inclusive nas modalidades curso e evento.

Lembrando que o envio deve ser feito exclusivamente pelo(a) o(a) coordenador(a) extensionista. Casos omissos serão resolvidos pela PREX.

Reforçamos a importância de atenção ao prazo, pois, a partir de 01/11/2023, caso não tenha realizado o gerenciamento da equipe adequadamente, o(a) coordenador(a) deverá justificar, por meio do sistema SEI, a não realização, com assinatura da chefia imediata, em que a justificativa será analisada pelo colegiado PREX. 

Confira a seguir maiores detalhes sobre o gerenciamento de membros e lançamento de frequência de forma dinâmica:

Registro de frequência

Cabe ao(a) coordenador(a) da ação registrar a carga horária dos membros por meio do SIGAA-Extensão na funcionalidade “Lançar frequência” a partir do momento em que a ação entrar em execução até sua data de fim.

Não é atribuição da PREX realizar lembretes de envio de frequência, ainda que esta, eventualmente, realize-o para que não haja prejuízo aos bolsistas.

Para fins de pagamento de bolsa, somente serão aceitas frequências enviadas dentro do prazo e na ferramenta indicada pela PREX.

Caso o registro da frequência não seja realizado dentro do prazo definido pelo edital de bolsas de extensão por impedimento incapacitante do coordenador(a), por dois meses consecutivos ou três meses não consecutivos durante o ano, o coordenador ficará impedido de pleitear novas bolsas de Extensão no certame subsequente.

No caso de membros não bolsistas, o coordenador(a) poderá registrar a frequência posteriormente, respeitando o limite máximo de até 60 dias. Para mais informações acesse o manual de gerenciamento de equipe: M05P03 – Manual de Registro de Frequência.pdf

Gerenciamento de membros

Cabe ao coordenador(a) realizar o gerenciamento da equipe.

O coordenador(a) terá o prazo máximo de 60 dias para realizar a inclusão e a finalização da participação a partir da data do fato (entrada ou saída).

O(a) participante da ação com acesso ao SIGAA poderá acompanhar o lançamento das frequências das ações em que participa no seu ambiente de extensão.

A PREX/UFC não realizará registros de frequência e gerenciamento de membros de forma retroativa. Caso necessário, o(a) coordenador(a) deverá justificar, por meio do sistema SEI, a não realização das atividades, com assinatura da chefia imediata, em que a justificativa será analisada pelo colegiado PREX. Para mais informações acesse o manual de gerenciamento de equipe. M03P03 – Manual de Gerenciamento de Membros.pdf